Política de Privacidade

1. Definições essenciais

• Plataforma Portimed: o software de gestão de dados de saúde acessível via portal web ou aplicação.
• Controlador (Cliente): a pessoa jurídica que contrata a Portimed e detém o poder de decisão sobre o tratamento dos dados pessoais de seus funcionários.
• Operador (Portimed): a plataforma que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador.
• Titular dos Dados: o funcionário ou indivíduo cujos dados de saúde e pessoais são inseridos na plataforma.
• Usuário Administrador: usuário principal definido pelo Controlador, responsável por gerir níveis de acesso e permissões.
• Dados pessoais sensíveis: conforme art. 5º, II da LGPD, incluem dados sobre saúde, biometria e demais categorias protegidas. Atestados médicos e códigos CID-10 são dados sensíveis de saúde.
• ANPD: Agência Nacional de Proteção de Dados, órgão fiscalizador da LGPD.

2. Princípios aplicáveis ao tratamento (art. 6º da LGPD)

A Portimed observa, em todas as operações de tratamento de dados pessoais, os princípios estabelecidos no art. 6º da Lei nº 13.709/2018:

• Finalidade: tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular.
• Adequação: compatibilidade entre o tratamento e as finalidades informadas.
• Necessidade: limitação ao mínimo necessário para o cumprimento das finalidades.
• Livre acesso: garantia de consulta facilitada e gratuita aos dados tratados.
• Qualidade dos dados: exatidão, clareza, relevância e atualização.
• Transparência: informações claras, precisas e acessíveis sobre o tratamento.
• Segurança: medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados.
• Prevenção: adoção de medidas para evitar danos em virtude do tratamento.
• Não discriminação: impossibilidade de tratamento para fins discriminatórios, ilícitos ou abusivos.
• Responsabilização e prestação de contas: demonstração da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas.

3. A Portimed não é uma prestadora de serviços médicos

A Portimed é exclusivamente uma ferramenta tecnológica.

• Não fornecemos atendimento médico, consultas, diagnósticos ou prescrições.
• Não somos responsáveis pela veracidade ou qualidade técnica dos dados inseridos por médicos, enfermeiros ou gestores do Controlador.
• A responsabilidade técnica e legal pelos atos médicos e pela guarda do prontuário (nos termos das resoluções do CFM) permanece com o profissional de saúde e com o Controlador.

4. Categorias de dados pessoais tratados

A Portimed processa as seguintes categorias de dados, inseridos pelo Controlador ou pelo próprio titular:

• Dados de identificação: nome completo, CPF, RG, data de nascimento, matrícula funcional.
• Dados de contato: e-mail, telefone, endereço.
• Dados profissionais: cargo, setor, empresa empregadora, CBO, data de admissão.
• Dados pessoais sensíveis de saúde (art. 5º, II e art. 11 da LGPD): atestados médicos com diagnóstico em CID-10, restrições laborais, exames ocupacionais (ASO), histórico clínico ocupacional, dados de afastamentos, dados informados em consultas e perícias.
• Dados de credenciais e segurança: hash de senha, fator de autenticação multifator (MFA) cifrado, tokens de sessão.
• Dados de registro e auditoria: endereço IP, data e hora de acesso, identificador do dispositivo, logs de ações executadas na plataforma.

5. Finalidades e bases legais (arts. 7º e 11 da LGPD)

Cada operação de tratamento é amparada por uma base legal específica:

Quando a Portimed atua como Operadora, a base legal indicada é a adotada como referência nos contratos; a sua definição cabe ao Controlador. Nenhum tratamento de dado pessoal sensível se apoia em legítimo interesse. O nome de criança ou adolescente que conste de forma incidental de atestado de acompanhamento é tratado no seu melhor interesse (art. 14), apenas para comprovar a ausência do responsável.

6. Gestão de acessos e responsabilidade do Controlador

A Portimed oferece um sistema de controle de acesso baseado em funções (RBAC) combinado a atributos (ABAC) por colaborador.

• Administrador principal: o Controlador nomeará um administrador que terá o poder exclusivo de definir quais usuários (RH, Médicos do Trabalho, Gestores) poderão visualizar dados específicos.
• Blindagem de dados sensíveis: a plataforma permite que dados médicos sensíveis fiquem restritos apenas a usuários com perfil "Médico", garantindo o sigilo profissional.
• Responsabilidade: a Portimed não se responsabiliza por acessos indevidos decorrentes de má gestão de senhas ou configuração de permissões inadequadas realizadas pelo Administrador Principal do Controlador.

7. Compartilhamento de dados e operadores (sub-processadores)

A Portimed não comercializa dados pessoais. O compartilhamento ocorre apenas:

1. Por ordem do Controlador: para envio de eventos ao eSocial ou integração com outros sistemas autorizados pelo cliente.
2. Por obrigação legal: cumprimento de ordens judiciais ou requisições de autoridades competentes.
3. Com operadores (sub-processadores): fornecedores que viabilizam a prestação do serviço, relacionados na tabela abaixo com os dados que recebem e o instrumento de tratamento de dados de cada um, quando o fornecedor o oferece. Google Fonts e BrasilAPI prestam o serviço sob os próprios termos públicos, sem instrumento de tratamento de dados.

Operadores e situação atual de cada um:

A lista é atualizada conforme novos operadores são integrados. Operadores marcados como desativados em produção não recebem dados pessoais enquanto essa situação durar. O Controlador pode solicitar a relação vigente a qualquer momento pelo canal indicado na Seção 15.

8. Transferência internacional de dados (art. 33 da LGPD)

O processamento e o armazenamento da plataforma ocorrem na região southamerica-east1 (São Paulo, Brasil) da Google Cloud Platform, exceto os registros operacionais da aplicação e do balanceador de carga, mantidos no serviço de registros da Google Cloud em localização global do provedor, e o tratamento pelos operadores localizados no exterior relacionados na Seção 7.

A transferência internacional se apoia em hipótese do art. 33 da LGPD. O mecanismo adotado como padrão são as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD na Resolução CD/ANPD nº 19/2024 (art. 33, II, "b"). No Google Workspace, no Google reCAPTCHA e no Google Cloud Vertex AI, essas cláusulas estão incorporadas ao adendo de tratamento de dados do Google Cloud. Na Resend e na Anthropic, o adendo de tratamento de dados do fornecedor prevê as cláusulas-padrão contratuais da União Europeia, e a incorporação das cláusulas da ANPD está em formalização. No Google Fonts e na BrasilAPI, que não oferecem instrumento de tratamento de dados, a hipótese do art. 33 está em formalização.

O titular pode solicitar informações detalhadas sobre as salvaguardas adotadas em cada transferência internacional pelo canal indicado na Seção 15.

9. Segurança da informação

Empregamos medidas técnicas e administrativas para proteger o sistema:

• Criptografia: dados em trânsito (TLS) e em repouso. CPF, CNPJ, segredos de MFA e credenciais de integração são cifrados em nível de campo, com chaves mantidas fora do banco de dados, em cofre de segredos da Google Cloud.
• Isolamento por tenant: Row-Level Security (RLS) no PostgreSQL impede acesso cruzado entre organizações mesmo em caso de falha de aplicação.
• Logs de auditoria: registro de quem acessou, editou ou visualizou dados de saúde, com rastreabilidade por requisição.
• Backups periódicos: snapshots automáticos do banco de dados e armazenamento versionado de documentos.
• Autenticação: senhas com política mínima de 12 caracteres, hash Argon2id, suporte a autenticação multifator (TOTP).
• Resposta a incidentes: confirmado incidente de segurança com dados tratados por conta do Controlador, a Portimed o comunica ao Controlador em até 24 horas, e a comunicação à ANPD e aos titulares cabe ao Controlador. Nos dados de que é Controladora, a Portimed comunica à ANPD e aos titulares, em até 3 (três) dias úteis do conhecimento, o incidente que possa acarretar risco ou dano relevante, nos termos do art. 48 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 15/2024.

10. Retenção e exclusão de dados

Os prazos de retenção observam a finalidade do tratamento, o ciclo de vida do contrato com o Controlador e as obrigações legais e regulatórias aplicáveis:

Os prazos dos registros da plataforma são aplicados por rotina automatizada, executada diariamente, e os registros da infraestrutura expiram pela política de retenção do serviço de registros da Google Cloud. A anonimização suprime ou substitui os identificadores do titular — nome, CPF, contatos, endereço e, nos documentos médicos, a identificação do colaborador, do paciente e do profissional —, preservados apenas dados sem identificação do titular, como datas, código CID-10 e vínculo com a empresa.

A rotina de retenção anonimiza o registro no banco de dados. Os arquivos dos documentos ficam em repositório com bloqueio de retenção de 7 anos, que impede a sua exclusão ou substituição antes desse prazo. Os arquivos das cópias recebidas são excluídos pela rotina depois do fim do prazo de guarda e do bloqueio; os documentos emitidos e assinados por profissional de saúde na plataforma são preservados por 20 anos.

A pedido do titular, os identificadores do colaborador podem ser ocultados nas consultas da plataforma antes do fim do prazo, preservados o documento e os dados exigidos pela guarda de documento médico. Após o término do contrato, os dados serão devolvidos ao Controlador ou eliminados, salvo se a manutenção for necessária para cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

11. Direitos do titular (art. 18 da LGPD)

Você, titular dos dados, pode exercer a qualquer momento os seguintes direitos garantidos pelo art. 18 da Lei nº 13.709/2018:

1. Confirmação da existência de tratamento dos seus dados pessoais.
2. Acesso aos dados pessoais tratados.
3. Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
4. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD.
5. Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa.
6. Eliminação dos dados pessoais tratados com base no consentimento (ressalvadas as hipóteses do art. 16 da LGPD, em especial a guarda obrigatória de documento médico: 7 anos para o atestado e a declaração recebidos como cópia e 20 anos para o documento emitido por profissional de saúde na plataforma e para o registro de prontuário).
7. Informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais a Portimed realizou uso compartilhado de dados.
8. Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa.
9. Revogação do consentimento, nos termos do § 5º do art. 8º da LGPD.

Como exercer: envie sua solicitação para engenharia@portimed.com.br identificando-se e descrevendo o direito que deseja exercer. Responderemos em até 15 (quinze) dias, conforme orientação da ANPD. Quando atuamos como Operadora, encaminharemos a solicitação ao Controlador (empregador) quando este for o destinatário adequado, mantendo o titular informado.

12. Decisões automatizadas (art. 20 da LGPD)

A Portimed pode utilizar inteligência artificial para auxiliar a triagem de atestados (leitura assistida de documento e sugestão de CID). Essas funcionalidades são ferramentas de apoio à decisão humana e não substituem a análise de um profissional autorizado pelo Controlador.

Nenhuma decisão automatizada tomada exclusivamente por algoritmo afeta interesses do titular (aprovação ou rejeição de atestado, encaminhamento ao INSS, decisões de RH). Todas essas decisões são sempre revisadas e tomadas por um responsável humano da empresa Controladora.

Caso, no futuro, a Portimed adote decisões automatizadas com efeito sobre o titular, esta política será atualizada e o titular terá direito de solicitar revisão por pessoa natural, nos termos do art. 20 da LGPD.

13. Cookies e tecnologias de rastreamento

A Portimed utiliza atualmente apenas cookies essenciais de sessão e segurança (autenticação, CSRF, preferência de tema), necessários ao funcionamento da plataforma. Esses cookies não dependem de consentimento prévio nos termos do art. 7º, V da LGPD.

14. Alterações nesta política

Reservamo-nos o direito de atualizar esta política periodicamente para refletir melhorias técnicas ou mudanças legais. Alterações materiais serão comunicadas com antecedência razoável aos Controladores e, quando cabível, aos titulares. O uso continuado da plataforma após alterações constitui aceitação dos novos termos.

15. Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO) e contato

Para questões sobre privacidade, exercício de direitos ou para falar com nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO), utilize:

• Encarregado (DPO): Eduardo Nassar Stephanes
• E-mail: engenharia@portimed.com.br
• Endereço: Curitiba, PR — Brasil

Caso entenda que sua solicitação não foi adequadamente respondida, é direito do titular peticionar perante a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD): www.gov.br/anpd.